Digitaal werken in de verkeerstoren

In mijn vorige bijdrage sprak ik over de juridische mogelijkheden die de rechter in de verkeerstoren ten dienste staan om actief en activerend op te treden. Deze keer wil ik me richten op de digitale mogelijkheden die er ten behoeve van de verkeerstoren zijn. Omdat de verkeerstoren de verkeersstromen van de strafdossiers gaat managen ligt het voor de hand me daarbij te richten op het door Spir-IT ontwikkelde programma Divos. Divos staat voor ‘Digitale voorziening strafzaken’ en is een applicatie op basis waarvan rechters en hun ondersteuning, maar ook de beide procespartijen digitaal het dossier tot zich kunnen nemen. Daargelaten de cultuurverandering die op dit punt nog zal moeten worden bewerkstelligd, ligt Divos organisatorisch en technisch behoorlijk op stoom. Pakweg 80% van de politierechterzaken worden digitaal voorbereid en behandeld en voor wie het nog niet heeft gezien: vat iemand die wat met Divos in uw buurt te maken heeft in de kraag en gaat het zien. Het is een handzaam mooi programma dat het bestuderen van digitale dossiers goed mogelijk maakt. De applicatie zelf staat in ieder geval niet aan verdere digitalisering van het strafproces in de weg.

Divos heeft met de komende verkeerstorens gemeen dat het strafdossier centraal staat. Daar waar de verkeerstoren aanvankelijk nog met papieren dossiers zal gaan werken, zal in de toekomst ook in de verkeerstoren het papieren dossier verdwijnen. Het ligt daarom voor de hand om na te denken over hoe Divos het gemis van het papieren dossier zal kunnen ondervangen en in hoeverre Divos eventuele mogelijkheden schept die de toekomstige verkeerstorens zouden kunnen benutten.

De Taskforce ZM-OM ziet de oplossingen van de huidige problemen onder andere in een versterkte rol van rechters en officieren van justitie in de voorfase en in een beter zicht op (de knelpunten in) de voorraad. Ik stel me zo voor dat een infrastructuur wordt gecreëerd teneinde een zaak zo voorspoedig mogelijk panklaar op zitting te kunnen behandelen. Het dossier zal moeten worden gecontroleerd op eventuele gebreken, onderzoekswensen zullen moeten worden geïnventariseerd, officieren van justitie zullen zich over die onderzoekswensen moeten uitlaten, rechters zullen over die onderzoekswensen moeten beslissen, rechter-commissarissen zullen onderzoekswensen moeten uitvoeren, zaken zullen voor behandeling op zittingen moeten worden gepland en de benodigde dagvaardingen en oproepingen zullen ten behoeve van die inhoudelijke behandeling moeten uitgaan. Deze taken zijn voor veel gerechten betrekkelijk nieuw en vergen een uitbreiding van het bestaande logistieke netwerk. Gelet op de bepleite versterkte rol van rechters en officieren van justitie en de gescheiden verantwoordelijkheden die bij de rollen horen (zie daaromtrent recent A.A. Franken, ‘Afstand houden. Over samenwerking tussen rechter en openbaar ministerie en samenwerking tussen rechter en wetgever’, DD 2014/24), ligt het niet voor de hand dat de medewerkers van OM en ZM in de verkeerstoren die taken zelf zullen gaan verrichten, maar dat zij de wezenlijke taak krijgen de dossierstromen te coördineren en te monitoren. Het daadwerkelijke pro-actieve werken zal door de rechters, officieren en hun ondersteuning moeten gebeuren.

Ervaringen bij het hof in Arnhem met de beschreven pro-actieve werkwijze leren dat het zicht op de fysieke dossiers cruciaal is voor de coördinatie en monitoring van de dossierstromen. Het gaat in Arnhem thans om pakweg 2500 zaken per jaar, maar bij de rechtbanken zal het gaan om een veelvoud aan zaken, terwijl het logistieke netwerk mogelijk nog gecompliceerd wordt doordat bij sommige zaken het onderzoek van de kant van het openbaar ministerie al dan niet bij de rechter-commissaris nog volop loopt. De verkeerstoren zal zicht moeten (willen) houden op die dossiers. Fysiek valt dat relatief makkelijk te organiseren door de zaken in verschillende kasten of kamers behorende bij een bepaalde fase in de voorfase te plaatsen. Medewerkers van de verkeerstoren en diegenen die pro-actief met de dossiers aan de slag gaan, kunnen dan makkelijk zien in welke fases de zaken zich bevinden en waar er eventuele knelpunten zijn. Een volle kast zaken die nog gescand moeten worden leert dat de scanners aan de slag moeten en een volle kast zaken waarin nog een voorzittersbeslissing genomen moet worden noodzaakt de verkeerstoren de voorzitters aan te sporen haast te maken. Hetzelfde geldt voor volle kasten met zaken waarin gewacht wordt op een reactie van de advocaat op de vraag of er onderzoekswensen zijn of met zaken waarin de officier van justitie zich nog over onderzoekswensen uit moet laten. Geautomatiseerde managementinformatiesystemen worden daarvoor nu al vaak vervangen door provisorische lijstjes in Excel, maar het ouderwetse dossier in een kast blijkt toch telkens weer het beste en vooralsnog meest betrouwbare managementinformatiesysteem.

Wanneer het papieren dossier verdwijnt, rest een digitaal dossier dat perfect geschikt lijkt om te kunnen worden gevroegscand. Het probleem is echter dat dat digitaal dossier op een server verdwijnt in een lijst met parketnummers en namen. Daarmee verdwijnt dus het vooralsnog best werkende systeem waarin managementinformatie, voorraadbeheer en knelpunten het beste inzichtelijk is te maken en tot de meeste actie leidt. Wanneer we dit pessimistische inzicht echter zouden kantelen, in die zin dat het digitale dossier ook kan leiden tot digitale kasten of kamers, verschijnt echter een mooi vooruitzicht. Het goed werkende fysieke voorraadbeheer zou zijn digitale evenknie kunnen krijgen. Net als Microsoft het bureaublad in Windows en de postvakken in Outlook heeft bedacht. Zaken kunnen digitaal worden gescand, daarvoor biedt Divos nu al uitstekende functionaliteiten. Maar daarnaast zouden die dossiers in Divos, net zoals dat bij de overdracht van de digitale dossiers van rechtbank naar hof mogelijk is, ook digitaal kunnen worden geordend naar de onderscheidenlijke fasen in de voorfase. Vanaf daar moet het niet moeilijk zijn om de dossierstromen voor iedereen realtime inzichtelijk te maken, in de vorm van digitale kasten behorende bij de onderscheidenlijke fases al dan niet onderscheiden naar de verschillende zaakstromen. In Divos is uiteraard ook het aantal pagina’s van een dossier als informatie beschikbaar en dat kan een indicatie opleveren voor de dikte (en daarmee meestal ook de zwaarte) van de zaken. Misschien gaat een ZSM-achtig digiboard wat ver, maar het digitaal inzichtelijk maken van de voorraad lijkt voor de werkzaamheden van de verkeerstoren onontbeerlijk.

Divos biedt als gezegd meer dan voldoende mogelijkheden hiertoe en ik vermoed nog beter dan de ietwat ouderwetse wijze waarop dat nu in fysieke kasten gebeurd. Aan dat idee zou kunnen worden tegengeworpen dat voor voorraadbeheer en managementinformatie andere systemen ontwikkeld zijn, zo kennen we in hoger beroep het arrestverwerkingsysteem Nias dat tegelijkertijd informatie ten behoeve van het management genereert. Voor de verantwoording richting de Raad voor de Rechtspraak lijkt dit systeem weliswaar goed te werken, maar op de werkvloer blijkt het toch onvoldoende fijnmazig waardoor vaak wordt teruggevallen op de genoemde handmatige en de aan de fysieke dossiers gebonden manieren van dossiermanagement. Dat heeft niet zo zeer met Nias van doen maar veeleer met een verschuiving van de informatie die gewenst wordt. Dat is en gaat meer en meer informatie wezen over de inhoudelijke voorfase en daarvoor is Nias niet gebouwd. Nu zou Nias op dit punt verbouwd kunnen worden maar het lijkt logischer om de voor de verkeerstoren noodzakelijke managementinformatie te koppelen aan de dossierstromen, en op welke plek kan dat beter dan in Divos? Voor de toekomst sluit ik overigens niet uit dat, wanneer Divos de stap naar de voorfase en het voorraadbeheer gaat maken, Divos ook meer en meer andere nuttige managementinformatie kan verschaffen. Zo kan in Divos bijvoorbeeld niet alleen gezien worden hoeveel zaken een rechter of strafkamer behandeld heeft, maar ook het (totaal) aantal pagina’s dat deze voor zijn kiezen heeft gehad. Mogelijk is dat een eerlijker managementinstrument over werklast(beleving) in de evaluatiegesprekken met rechters dan de huidige productiecijfers. Dat is allemaal voor (heel veel) later. Voor nu zou het al geweldig zijn wanneer nagedacht wordt over de wijze waarop het verdwijnen van het fysieke dossier niet gaat leiden tot overvolle servers met onzichtbare op afdoening wachtende digitale dossiers.

Rick Robroek
Stafjurist Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, wetenschappelijk medewerker vakgroep Strafrecht RUG en rechter-plaatsvervanger rechtbank Limburg