2. De strafrechter en de strafgriffie

Laatst hoorde ik een leidinggevende strafrechter zeggen dat hij niet veel had met de werkprocessen van de strafgriffie. Dat was voor hem een hele andere sport. Het was een eerlijke en vermoedelijk onder strafrechters breed gedragen opvatting. Dat brede gevoelen is ook wel begrijpelijk. Het registreren van strafzaken, het bellen met advocaten, het in rondlezing doen van de zittingsstukken, het lijken geen kwesties die strafrechters beroeren. De strafgriffie is meestal ook in een apart deel van de afdeling gehuisvest en de griffiemedewerkers verblijven vaak in grote kamers met meer bureaus en zijn met andere kwesties bezig dan het rechterlijk doorvorsen van de strafdossiers.
Sinds vele jaren is sprake van een sterk aanwezige verkokering van werken. Leden van de staande en de zittende magistratuur zijn zich gaan toeleggen op zittingen. De organisatie van het strafproces is hen uit handen genomen en toebedeeld aan lager opgeleide functionarissen die juridische, administratieve en managerial taken uitvoeren onder leiding van niet-rechters of van grotendeels vrijgestelde managers. Gisteren heb ik geschetst wat de gevolgen zijn van deze vooralsnog niet eindigende ontwikkeling. Deze verkokering is eveneens zichtbaar bij de ondersteunende – juridische en administratieve – medewerkers. In het bijzonder de administratie werkt in strakke kaders per administratief deelproces dat per proces ook weer is opgeknipt per zaakstype. Het laat zich eenvoudig raden dat deze verkokering haaks staat op het integraal werken aan de organisatie van het strafproces, die in de Arnhemse proeftuin en de bijbehorende A12 werkmethode sinds 2009 goede resultaten in termen van werksatisfactie, doorlooptijden en output heeft laten zien. Onvoldoende uitgenut zijn evenwel de mogelijkheden intensiever samen te werken met de griffie. De administratieve werkzaamheden die de administratie verricht, hebben altijd hun weerslag op het werk van de strafrechter en griffier en vice versa. Bovendien moet er in het strafrecht indringend worden samengewerkt met het openbaar ministerie en dat verloopt soms moeizaam.

Tot op heden is geen goede oplossing gevonden voor het meer koppelen van de griffieprocessen aan de noden van de strafrechter en de officier van justitie. De administratieve werkprocessen worden volgens eigenstandige inzichten georganiseerd zonder dat de administraties zijn gericht op wat de strafrechter en de officier van justitie nodig hebben. Deze ontkoppeling van geledingen heeft eveneens tot veel onnodige aanhoudingen per zitting geleid omdat de ambtsdragers in een te laat stadium zijn betrokken bij de vraag wat nodig is om de zaak zittingsrijp op de zitting te plaatsen. In die zin zal het voor het komende tijdvak van cruciaal belang worden om griffieprocessen te ontdoen van onnodige rompslomp teneinde de basale griffietaken helder te krijgen die bovendien meer dienstbaar zijn aan de andere geledingen binnen de organisaties.

In het komende tijdvak wordt het van belang om binnen het strafproces en binnen de grenzen van de wet de administratieve zittingsprocessen te Vereenvoudigen en te Versnellen.

De Vereenvoudiging houdt in dat de hoofdstroom, de zaken die ongeveer 85 procent van alle strafzaken in hoger beroep bevatten, een voor beide organisaties in beginsel uniforme aanpak vergen. Die benodigde uniformiteit komt neer op het aan het begin van de zaak, of dit nu in het onaffe rechtbank- of in het ver gevorderde hofstadium is, toetsen van de mogelijke uitvalrisico’s vanwege het doen van nader onderzoek, het vergeten van het oproepen van tolken, benadeelde partijen en slachtoffers, het niet regelen van vervoer voor een gedetineerde verdachte etc. Ook het openbaar ministerie kent een dergelijke standaardaanpak.
Voor de pakweg 15 procent zaken voor de meervoudige strafkamers bij de rechtbank, die bijzondere aandacht behoeven zou een afzonderlijke administratieve procedure kunnen worden ontwikkeld die meer betrokkenheid van de officier van justitie en voorzitters van de onderscheidene strafkamer inhouden.

De Versnelling houdt in dat de vier betrokken partijen bij het goed organiseren van de zitting beter gaan samenwerken door sneller, en waar het kan samen, ‘hun ding’ te doen. De rechtbanken dienen hun complete dossiers, voorzien van vonnis, zittingsverbaal en bewijsmiddelen vlotter naar het gerechtshof te zenden. Het Openbaar Ministerie dient snel te reageren op getuigenverzoeken en andersoortige verzoeken van strafrechter en verdediging. De voorzitter van de strafkamer dient met spoed en soms pro-actief te reageren op de veelal door de medewerkers aangedragen problemen die een zittingsrijpe behandeling tegengaan. De balie dient veel sneller dan thans recht te doen aan het voortbouwend appel en tijdig onderzoekswensen kenbaar te maken. De raadsman mag niet de belangen van een voortvarende organisatie van strafvordering in de weg staan. Zittingen dienen beter gevuld te worden. De strafafdeling dient daarbij het voortouw te nemen en rekening te houden met balie en OM, bijvoorbeeld door met hen tijdig te overleggen over voorkeuren voor data en behandeltijden. Maar als het overleg niet slaagt prevaleert de beslissing van de strafrechter die leidend is in het organiseren van het strafgeding en spelen het OM en de raadsman de tweede en derde viool.

Strafafdelingen en parketten hoeven niet te wachten op landelijke ontwikkelingen die, zoals bekend bij elke bouw of verbouwing, nog vele jaren op zich laten wachten, en waarover morgen het laatste deel gaat. Lokaal kan men op de meest eenvoudige wijze het rendement van strafzittingen verhogen, het aanhoudingspercentage en daarmee de werkdruk voor strafrechter en officier verlagen door voor de interne geledingen (griffie, juridisch medewerker en rechter/officier van justitie) en de balie een betere samenwerking na te streven. Aanhoudingen op zittingen zijn immers voor een deel verklaarbaar omdat in de voorfase van de zittingen de zittingsproblemen onvoldoende zijn voorzien en geëcarteerd. In de voorfase is door de huidige verkokerde wijze van werken frequent sprake van niet tijdige of zelfs afwezige bemoeienis van openbaar ministerie en strafrechter. De zittingsofficier en de strafrechter moeten tijdig gekend worden in gerezen vermoedens dat ter zitting aanhoudingsverzoeken gedaan zouden kunnen gaan worden. Daarmee wordt ook meer recht gedaan aan de repeterende uitlatingen van de landelijke leiding dat de rechter en de officier van justitie als professional weer centraler in de organisatie moet komen te staan.

Die laatste publieke kantelingen zijn intrigerend. Vanaf 2009 was ik de enige roepende in de woestijn dat de organisatie en de strafrechter teveel van elkaar waren losgezongen en dat in de organisatorische voorfase van het strafproces moest worden geïnvesteerd. De Arnhemse proeftuin is een van de vele landelijke voorbeelden waarmee al vele jaren een beter zittingsrendement wordt bereikt. De betere verbinding tussen leiding en rechter stoelde jarenlang op de gedachte dat de rechter de regisserende hoofdrol in de organisatie moest gaan vormen. Sinds enkele maanden heeft de Nederlandse Vereniging voor rechtspraak die roep overgenomen, zoals bleek tijdens de hoorzitting in de Eerste Kamer op 5 februari 2013.
Deze navolging doet me deugd, ware het niet dat ik sinds vorig jaar meen dat de thans in zwang rakende ideeën alweer aan herijking toe zijn. Gebleken is dat niet elke magistraat zijn eigen zittingen wil of kan organiseren. Bij sommige rechters en de officieren van justitie speelt de geringe interesse hen parten, andere magistraten zijn primair gericht op het lezen van dossiers en niet op de vraag of deze zittingsrijp zijn. Sinds 2013 heeft de Arnhemse proeftuin een kanteling zichtbaar gemaakt richting de rechters die de organisatorische voorfase in de standaardzaken voor hun rekening nemen en de rechters die zich aan de uitkomsten daarvan ter zitting zoveel mogelijk committeren.

Voor de maatwerkzaken ligt het anders. Dan klemt de rechterlijke verantwoordelijkheid om – vermijdbare – aanhoudingen te voorkomen nog sterker. Het zou wel eens zo kunnen zijn dat voor standaardzaken eerder een standaardprotocol voor de ondersteunende medewerkers gemeengoed mag zijn dan bij de zaken die bij de rechtbanken meervoudig worden behandeld. Deze communicerende vatenwerking krijgt in de Arnhemse proeftuin sinds een jaar zijn beslag en vergt verdere uitbouw.
De meer integrale samenwerking tussen de verschillende geledingen, en de rol van strafrechter en officier van justitie daarin, kunnen dus verschillen naar gelang er sprake is van standaardzaken of niet.
Deze nuanceringen rond de organisatie van het strafproces laten onverlet dat de recente landelijke aandacht voor een andere rol voor de magistraat alleen maar toegejuicht kan worden.

Morgen het laatste deel over de Task force OM-ZM over de voorgestane oplossingen voor de gisteren en vandaag door mij beschreven problemen en denkrichtingen.

Rinus Otte
Hoogleraar rechtspleging RUG en senior raadsheer Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden