Vierluik over de bedrijfsvoering van de rechtspraak. 3. Facilitaire zaken

Welke rechter kent niet sinds jaar en dag de beledigende omschrijving van het facilitaire bedrijf als het waterhoofd van de rechtspraak? Beledigend, omdat beveiliging, bibliotheek, archief, catering, repro, schoonmaak, de informatievoorziening en telefonie integer en nobel werk verrichten.

Waar over de onderdelen Finance en control, communicatie en personeelszaken hardere noten te kraken zijn, ligt dit bij facilitaire zaken een stuk lastiger. Een gerecht kan niet werken zonder repro, bodes en zo verder. Daarom dient bij dit onderdeel van bedrijfsvoering ook geen visionair vergezicht te worden ontwikkeld om niet als wazige luchtfietser te worden weggezet. De Berenschotonderzoekers Mark Huijben en Arno Geurtsen maken in “Heeft iemand de overhead gezien?” zichtbaar hoe soms gecompliceerde en ongenuanceerde beelden over bedrijfsvoering en overhead overheersen (SDU 2008). Anderzijds liggen er boeiende vragen braak. Mijn centrale vraag bij het faciliteren van de rechtspraak is of de leiding het facilitaire bedrijf wel richt op wat de rechtspraak nodig heeft of dat het risico dreigt van autonome professionalisering en processen die per definitie leiden tot uitdijing. Want laten we ons niet vergissen: ook een beveiligingsmedewerker is een professional die zich oriënteert op de beste vakbladen en (inter)nationale cursussen die het neusje van de beveiligingszalm moeten opleveren. Maar is die state of the art per bedrijfsvoeringsonderdeel wel nodig om de rechters de beste rechtspraak te laten leveren?

Voor de nabije toekomst dient de verhouding rechtspraak en facilitaire zaken gereset te worden, indachtig de brief van de Raad voor de rechtspraak van 8 juli 2013 dat de gerechten de budgetten anders moeten realloceren over de afdelingen en dat de overhead waar mogelijk teruggedrongen moet worden. Toch is het goedkoop om te menen dat de bedrijfsvoering makkelijk gesaneerd kan worden, want wie voert dan al die nobele bedrijfstaken uit?

Het is goed om een onderscheid te maken tussen landelijke en lokale overhead. Het gaat me in deze bijdrage niet zozeer om de landelijke overhead, maar om de spanning tussen de rechters en hun aanhang en de facilitaire medewerkers. In dit blog wil ik de volgende invalshoek exploreren. Rechtspraak en bedrijfsvoering horen bij elkaar, maar de verhouding is niet eenvoudig en onderhorig aan vooroordelen. Hoe kan facilitaire zaken dienstig zijn aan de rechtspraak op een wijze die de interne verbindingen verbetert en het gerecht beter aaneensmeedt? Ik wil een enkele invalshoek formuleren.

1. Het gerecht, van strafkamer tot totaliteit, moet zoveel mogelijk een integrale eenheid van werken opleveren.
2. Het gerecht moet een centrum van de burgerij opleveren waar op een zichtbare en toegankelijke wijze recht gesproken wordt.
3. Gaan het bestuur en het facilitaire bedrijf over het faciliteren van goede rechtspraak? Zo ja, dan dient het bestuur zich bij elk facet af te vragen of de facilitaire inspanning nodig is en is een bestuur gewenst dat normatief bepaalt wat de rechter nodig heeft. Niet volgens het optimum van de facilitaire specialisten maar volgens minimum rules van een toereikende veiligheid, schoonmaak etc. Niet de rechter bepaalt de omvang van beveiliging maar het bestuur volgens slanke maatstaven. Zo nee, dan is de vraag hoe de rechters en medewerkers betrokken kunnen worden bij de vraag naar wat zij nodig hebben. Een zinvolle klankbordfunctie kan worden gevormd door een verstandig samengestelde groep te formeren die spreekt over wat zij nodig hebben aan juridische, administratieve en faciliterende, bedrijfsmatige ondersteuning. Binnen een helder bestuurlijk kader (bestaand budget en enkele andere parameters) kunnen zij voorstellen doen over de te maken keuzes. Ik sluit niet uit dat zij nadenken over het leggen van een maatschappelijke verbinding door bijvoorbeeld arbeidsgehandicapte mensen een kans te geven in faciliterende processen.

Wil de gerechtsleiding topdown bepalen wat rechters nodig hebben of willen zij de werkvloer de kans geven mee te denken? Elke tijd dient een zoektocht in te houden naar balans. Na tien jaar centraliseren en outsourcen is het tijd voor herbezinning. Beide waren nodig omdat de vele tientallen eigenstandig opererende werkgemeenschappen uit de vorige eeuw, zoals België die thans nog in veelvoud kent, nauwelijks enige voorspelbaarheid en kostenbeheersing opleverde. Op bepaalde onderdelen is die centralisering van werken doorgeschoten, zoals de lage rendementen van de strafsectoren uitputtend zichtbaar maken. Het is wachten op de journalistiek en het parlement die de uitval van strafzaken in relatie tot de grote budgetuitbreidingen pijnlijk in kaart brengen. Zo is het ook met facilitaire zaken. Wie navraag doet naar de gigantische kostenstijgingen van beveiliging en andere bedrijfsvoeringstaken komt al snel uit bij een twijfelachtig fenomeen en oorzaak: het outsourcen van bedrijfsvoeringstaken. Beveiliging, catering en schoonmaak zijn uitbesteed aan grote toeleveranciers die in een landelijk mantelcontract met de Raad voor de rechtspraak de paleizen van justitie van veiligheid, voedsel en schone gebouwen voorzien. Daardoor zouden de voordeligste prijzen en kwalitatieve eenheid van werken bedongen kunnen worden.

Het tegendeel lijkt het geval. Dat is het kostenaspect. Wie daarnaast de litanie aan klachten hoort over hoe er schoongemaakt of gekookt wordt, heeft een vage indicatie van de beelden over de geleverde kwaliteit.

Toch zijn deze bedenkingen bij de doorsnee doelen van uitbesteding van taken niet mijn belangrijkste punt. Dat blijft de grote tegenstelling tussen het primaire proces van rechtspreken en het facilitaire bedrijf. De meeste rechters zien nimmer een bibliothecaris of een cateraar, anders dan in de fysieke omgeving van het bestuur, in een verafgelegen ruimte of verhit achter de worsten. Mijn toekomstgerecht vormt een gerecht dat extern weer rechtspreekt te midden van het volk en dat intern meer een collectieve werkgemeenschap vormt. Dan doel ik niet op modieuze niksigheid als een veilige werkomgeving. Werk hoeft niet gemakkelijk of veilig te zijn, maar er moeten wel verbindingen zijn die het geheel aan elkaar verbinden. Ik schets enkele lijnen, waarbij ik geïnspireerd ben door de gemeente Utrecht en door een Friese verzorgingshuisdirecteur.

1. Niet alles bij facilitaire zaken kan van uitbesteding verschoond blijven, maar veel taken op het vlak van beveiliging, catering en schoonmaak kunnen dat wel. Ik zie een interne schoonmaakploeg voor me die onder leiding van een facilitair medewerker precies weet waar de vuile plekken zitten en die overdag in het gebouw volgens een vast stramien, dat per afdeling best kan verschillen, reinigt en een vast gezicht tussen de gerechtelijk medewerkers wordt. De gemeente Utrecht maakt voor de schoonmaak van bepaalde gebouwen gebruik van de lokale Sociale werkvoorziening die mensen levert die zich uit de naad werken om zich te bewijzen. Aldus wordt er ook een integrerende band tussen de bevolking en het justitiepaleis ontwikkeld.

2. De beveiligingsmedewerkers worden in vaste dienst genomen en opgeleid naar eigen inzichten. Geen externe krachten die het paleis en haar inwoners nauwelijks kennen, maar een functionele band opbouwen met de rechters en ondersteuning voor wie zij uiteindelijk werken. Geen hoogstandjes volgens de internationale state of the art, maar goedmoedig personeel dat basale rust en vaardigheden uitstraalt en zo nodig ook andere taken kan doen. Zoek bovenal een oplossing voor het weinig uitnodigende karakter van de paleizen justitie, maak de beveiliging onzichtbaarder en haal de burgers van de straat en breng ze in de rechtszalen om te zien wat de rechter doet. Dat vergt minder (belasting)geld en is klassieker dan de bakken geld die worden uitgegeven aan de medialisering van het recht. Ik mis de zwerver van de straat die altijd achterin mijn zittingzaal zat als het regende. We knikten elkaar vriendelijk toe, terwijl hij een plekje tussen het andere publiek zocht. Dit is geen herinnering uit 1800, maar nog vlak voor de veiligheidsindustrie minder dan tien jaar geleden de paleizen van justitie binnen marcheerde. En alsjeblieft: zet geen enquêtes uit onder rechters, sommige collega’s voelen zich sneller onveilig bij bepaalde zittingen, maar net als werklastbeleving mag onveiligheidsbeleving niet leiden tot het dichtmetselen van een gerecht met extra beveiliging.

3. Ach, en welke oudere rechter kent in bepaalde gerechten niet het koffiekarretje dat tweemaal per dag door de gangen reed en precies wist hoe de rechter of medewerker het wilde hebben, koffie verkeerd, koekje erbij, 35 cent meneer. Niet de intense litanie aan automatenkoffie die niet te drinken is, apparaten die kapot gaan, maar je eigenste koffievrouw (tegenwoordig zou het zomaar vaker een koffieman kunnen zijn).

4. Wie kent niet de klachten over de centrale bibliotheek, aardige mensen met een grote inzet, maar de grote ruimtes staan vrijwel altijd leeg. Bibliotheekcommissies ten spijt, maar als de berg niet naar Mohammed komt, zou ik de bibliotheekmedewerkers naar de rechters en griffiers sturen om vaker poolshoogte te nemen van wensen ook om mee te denken over wat er aan kennis nodig is. En schaf al die lokale afdelingsbiblotheekjes af, dat houdt rechters helemaal weg uit de centrale bibliotheek!

Een Friese verzorgingsdirecteur verordonneerde dat van directeur tot baliemedewerker iedereen een half uur per week een bewoner mee naar buiten nam. Succes tot op heden verzekerd. De bewoners kwamen buiten, maar de instelling kreeg bovendien wekelijks een gratis medewerkerswaarderingsonderzoek. Landelijke en lokale bestuurders van de rechtspraak laten zich voor veel geld raden door adviseurs, de afdeling bedrijfsvoering dijt nog steeds uit, maar sinds het Leeuwarder manifest heb ik nog geen concreet plan van een bestuurder gelezen om de overhead terug te dringen en het gerecht zowel intern als extern weer meer een verbindende rol te laten vervullen. Zoek de nabijheid van rechters door het personeel, dat uit de opbrengst van vonnissen en arresten wordt betaald, weer vaker naar de rechter toe te brengen. Overigens geldt deze aanbeveling ook omgekeerd: rechters zouden ook vaker de verbinding kunnen zoeken met facilitaire medewerkers die het de rechter in alle opzichten proberen te vergemakkelijken.
Met vorenstaande besparingen kunnen extra rechters worden aangesteld, kan het gerecht weer een eigen couleur locale krijgen die het beeld van de landelijke eenheidsworst doorbreekt, en kan het gerecht zowel in de regio als in eigen huis weer meer een gezichtsbepalende factor voor de burgerij worden.

De centralisatie is op sommige punten doorgeschoten; landelijk wordt bij grote bedrijven een voorzichtige kentering zichtbaar richting decentralisatie. Kom op bestuurders, verzin als Tom Poes een list die met de bestaande middelen bovenstaande effecten oplevert. Als ik bovenstaand stukje in een uur kan schrijven, verwacht ik bestuurlijke creativiteit. Omdat ik algemeen bekend sta als zeer vriendelijk voor bestuurders, beoog ik niet te mopperen, maar doe ik een oproep tot daadkracht die past bij een economische crisis maar ook bij de maatschappelijke verantwoordelijkheid die jullie hebben geambieerd. Het zou een goed begin zijn als stelling wordt genomen tegen de landelijke outsourcing van bedrijfstaken alsmede tegen de dwingende mantelcontracten voor allerhande kostbare bedrijfsvoeringstaken die lokale maatvoering ontmoedigt en zelfs onmogelijk maakt.

Rinus Otte
Hoogleraar rechtspleging RUG en senior raadsheer Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden